Qué es la SES.Hospedajes y por qué existe el RD 933/2021
La Sede Electrónica de Hospedajes (SES.Hospedajes) es la plataforma del Ministerio del Interior a través de la cual todos los establecimientos de alojamiento en España deben comunicar los datos de sus viajeros. Nació con el Real Decreto 933/2021, publicado el 26 de octubre de 2021, con entrada en vigor escalonada. El objetivo es dotar a las fuerzas de seguridad de información en tiempo real sobre los movimientos de personas en alojamientos, facilitando la lucha contra el terrorismo, el crimen organizado y otros delitos.
No se trata de una novedad en cuanto a la obligación de registrar viajeros: la normativa anterior (el Reglamento de la Policía de Hospedería de 1982) ya imponía libros de registro. Lo que cambia es el formato, la granularidad de los datos exigidos y el plazo: ahora hay que comunicar antes de que el viajero acceda al alojamiento, no a posteriori.
Quién está obligado y desde cuándo
La obligación alcanza a cualquier persona física o jurídica que ofrezca alojamiento retribuido con carácter habitual: hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos (VUT), viviendas de uso turístico, casas rurales, albergues, campings y cualquier otro establecimiento de hospedaje. Esto incluye tanto a los propietarios directos como a los gestores profesionales que actúan en nombre de terceros.
La obligación está en vigor desde el 2 de enero de 2023 tras el período de adaptación. Las viviendas de uso turístico gestionadas a través de plataformas como Airbnb o Booking no tienen ninguna exención: el responsable del envío del parte es siempre el titular del alojamiento o el gestor que lo opera.
Qué datos hay que registrar y en qué plazo
El parte de viajeros recoge datos del contrato de hospedaje (número de referencia, fecha de entrada y salida, número de personas, precio por persona) y datos de cada viajero mayor de 14 años: nombre completo, primer apellido, segundo apellido, sexo, fecha de nacimiento, país de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad, fecha de expedición y soporte o número de serie. Para menores de 14 años basta con los datos del contrato.
El plazo de comunicación es estricto: los datos deben enviarse a la SES.Hospedajes antes de la llegada del viajero o, como máximo, en el momento del check-in. No existe margen para envíos retroactivos sin incurrir en infracción. Los datos deben conservarse durante tres años.
Cómo darse de alta y enviar el parte paso a paso
El alta en la plataforma se realiza a través de la sede electrónica del Ministerio del Interior con certificado digital o Cl@ve. Una vez registrado el establecimiento, el parte puede enviarse de tres formas: mediante el formulario web de la plataforma, vía API REST con autenticación por token, o cargando un fichero en formato JSON o XML. El proceso manual vía formulario es viable para gestores con una o dos propiedades y pocas reservas semanales. A partir de tres propiedades, el tiempo invertido en la gestión manual empieza a ser un coste real.
Sanciones por no cumplir: de 100 EUR a 600.000 EUR
El régimen sancionador del RD 933/2021 clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves. Las infracciones leves, como errores formales en los datos o retrasos menores, se sancionan con multas de entre 100 y 600 EUR. Las infracciones graves, como el incumplimiento reiterado de los plazos o la comunicación de datos falsos, conllevan multas de entre 601 y 30.000 EUR. Las muy graves, como la negativa sistemática a cumplir la obligación o facilitar datos falseados de forma deliberada, pueden alcanzar los 600.000 EUR y la suspensión temporal o definitiva de la licencia turística.
Es importante señalar que las comunidades autónomas pueden superponer su propio régimen sancionador turístico, por lo que el riesgo acumulado puede ser superior a las cifras estatales.
Cumplimiento manual vs. automático
El cumplimiento manual exige que alguien en tu operación revise cada reserva, recopile los datos del documento de identidad del viajero, complete el formulario de la SES.Hospedajes antes del check-in y conserve el registro durante tres años. Para una propiedad con 15 reservas mensuales, esto supone entre 3 y 5 horas al mes solo en gestión documental, sin contar los errores y las reservas de última hora.
El cumplimiento automático, integrado con tu sistema de gestión de reservas, captura los datos del viajero en el momento del check-in online, los valida y los envía a la SES.Hospedajes sin intervención manual, generando además el registro de conservación obligatorio.
Cómo automatizar todo el proceso con JanusKeys
JanusKeys conecta tus reservas de Booking, Airbnb o tu PMS con la SES.Hospedajes. Cuando un viajero confirma su reserva y completa el check-in digital, sus datos se envían automáticamente antes de que llegue a la propiedad. Recibes confirmación de cada envío y un histórico de tres años para cualquier inspección. Sin formularios, sin olvidos, sin sanciones.
Si gestionas más de tres propiedades, el ahorro de tiempo y el riesgo evitado justifican la automatización desde el primer mes. Solicita acceso a la beta y configúralo en menos de 24 horas.